Typowe błędy dyrektorów spółek LTD w raportowaniu kosztów

Rejestracja firmy w Anglii to świetne rozwiązanie, które wybiera coraz więcej przedsiębiorców. Brytyjska jurysdykcja cały czas jest wyjątkowo przyjazna przedsiębiorcy. Biznes docenia brak zbędnej biurokracji, swobodę prowadzenia działalności oraz komfortowe terminy składania deklaracji podatkowych, jak i płatności należnych podatków.

Brytyjskie realia biznesowe kreują sporo dodatkowej przestrzeni na krótkoterminowe inwestycje i generowanie dodatkowych przychodów. Kluczem do optymalnego wykorzystania tych możliwości jest skuteczne planowanie finansowe i utrzymanie założonej wcześniej dyscypliny. Dużo w tej kwestii zależy od wiedzy dyrektorów spółek LTD z zakresu finansów i brytyjskich podatków. Nie mniej ważne jest prawidłowe raportowanie wszystkich wydatków firmowych. Brak dyscypliny w tym zakresie może prowadzić do problemów z rozliczaniem kosztów oraz nagromadzeniem się należności z tytułu zaległych podatków na koniec okresów obrachunkowych. W takich sytuacjach dyrektorzy spółek LTD często są zaskakiwani wyższą kwotą podatku do zapłaty, w skrajnych przypadkach może okazać się, że w kasie brakuje środków na uregulowanie zobowiązań podatkowych.

Różnice w terminach podatkowych CIT i VAT w UK

Przypomnijmy, że w przypadku podatku dochodowego CIT brytyjski HMRC wymaga składania jedynie rocznych zeznań podatkowych, natomiast przy podatku VAT najczęściej stosuje się sprawozdawczość i rozliczenie kwartalne.

  • CIT (Corporate Income Tax) – to podatek dochodowy. Jest określany też jako Company Tax, czasami można spotkać się z określeniem podatek od sprzedaży lub podatek od sprzedaży. Roczne deklaracje podatkowe CIT w GB składa się w terminie 9 miesięcy od zakończenia roku podatkowego. Termin zapłaty należnego podatku jest o jeden dzień dłuższy. W uzasadnionych przypadkach można wnioskować o rozłożenie płatności na raty.
  • VAT (Value Added Tax) – czyli podatek konsumpcyjny lub podatek od wartości dodanej – jest naliczany przez dostawcę produktu lub usługi przy transakcji sprzedaży. VAT w Wielkiej Brytanii jest zazwyczaj rozliczany w okresach kwartalnych. Termin składania deklaracji i zapłaty VATu to miesiąc i 7 dni od zakończenia danego okresu obrachunkowego.

Terminy składania deklaracji podatkowych i regulowania należności w HMRC (brytyjskim Urzędzie Skarbowym) mogą zachęcać do kreatywnego reinwestowania środków na zapłatę podatku. Nie jest konieczne wpłacanie regularnych zaliczek na podatek CIT, więc środki przez ponad rok pozostają do dyspozycji spółki.

Zobacz także: Rejestracja spółki LTD w Wielkiej Brytanii nadal prosta i bezproblemowa

Przy takim podejściu konieczne jest utrzymanie założonego rygoru finansowego, który chroni przed ewentualnymi problemami. Wyprowadzenie zbyt dużej kwoty z firmowej kasy może powodować kłopot w chwili, gdy trzeba zapłacić podatek. Dużo zależy więc od świadomości oraz doświadczenia osoby odpowiedzialnej za finanse i księgowość w firmie. Bardzo ważne okazuje się też właściwe raportowanie kosztów – w przypadku uchybień może okazać się, że niektóre wydatki nie będą mogły zostać uznane za wydatki firmowe, co może wiązać się z wyższym podatkiem do zapłaty na koniec danego okresu.

Najczęstsze błędy przy raportowaniu kosztów w spółce limited

Błędne raportowanie kosztów firmowych i nie stosowanie się do zasad księgowych, może sprawić, że na koniec roku podatkowego, spółka nie będzie mogła uwzględnić części kosztów, a więc zapłaci większy podatek niż powinna. Im więcej kosztów nie zostanie zakwalifikowanych jako firmowe, tym większy podatek będzie musiał być zapłacony. Firmowi doradcy pomagają w prowadzeniu transparentnej rachunkowości, która sprzyja podejmowaniu właściwych decyzji finansowych w każdym okresie roku podatkowego. Dzięki temu przedsiębiorca zawsze ma pełną wiedzę na temat środków, którymi dysponuje oraz o wysokości należnego podatku CIT i VAT, oraz terminie jego zapłaty.

Doradcy Admiral Tax przestrzegają przedsiębiorców przed typowymi błędami, jakie popełniają niedoświadczeni dyrektorzy spółek LTD. Jako częściej spotykane wymienić można:

  • Mieszanie wydatków prywatnych z firmowymi – większość początkujących dyrektorów spółek LTD, szczególnie tych, którzy wcześniej prowadzili jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce, traktuje konto spółki i jej pieniądze jak swoje własne, opłacając prywatne wydatki z konta firmowego. Prowadzi to do sytuacji, w której brakuje środków na koncie firmowym i jego stan nie zgadza się ze stanem finansowym spółki, ponieważ koszty prywatne nie mogą być zaksięgowane jako koszty spółki. Środki takie są traktowane jak pożyczone przez dyrektora od spółki i muszą być zwrócone, co bardzo często jest zaskoczeniem dla dyrektora. Nie powodują one również obniżenia zysku spółki od którego będzie trzeba zapłacić podatek, bo nie są kosztami spółki. Aby uniknąć takich sytuacji, dyrektor powinien środki na prywatne wydatki wypłacać jako wynagrodzenie ze spółki.
  • Realizowanie płatności gotówkowych i wypłat z bankomatu – płatności gotówkowe to zawsze problem. Poza specyficznymi branżami, większość transakcji firmowych może i powinna być robiona poprzez przelewy lub płatności kartą płatniczą. Jeśli spółka LTD ma potrzebę płacenia gotówką za swoje koszty, powinna bardzo dokładnie rozliczać wypłaty gotówkowe i koszty za tą gotówkę ponoszone, w postaci faktur i rachunków na te wydatki oraz poprzez prowadzenie rejestru gotówkowego. Faktury takie powinny wskazywać, że płatność odbyła się gotówką.  Brak elektronicznego potwierdzenia realizacji płatności z firmowego konta lub karty kredytowej może powodować problem z kwalifikacją wydatków jako firmowe, szczególnie w przypadku, gdy dodatkowo brakuje potwierdzenia w postaci rachunku, faktury lub przynajmniej paragonu. Warto zawsze upominać się o taki dokument, jeżeli nie jest generowany automatycznie.Ważne jest również to, że płatności gotówkowe powyżej 10 tysięcy funtów podlegają przepisom o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i spółka, która takie płatności przyjmuje lub płaci musi być zarejestrowana i posiadać odpowiednią licencję.

Zobacz także: Fakturowanie kontrahentów zagranicznych po Brexicie przez spółkę LTD

  • Niewłaściwe zarządzanie podręczną gotówką firmową (petty cash) – niefrasobliwe podejście do podręcznych środków firmowych może powodować problemy z rozliczaniem obrotu gotówką. Wpłaty i wypłaty gotówkowe z konta, wpłaty gotówkowe od klientów i koszty spółki płacone gotówką powinny być rejestrowane, a stan gotówki w firmie powinien się zgadzać.
  • Płacenie za wydatki spółki, z prywatnego konta dyrektora – w przypadku, gdy koszty firmowe, opłaca dyrektor ze swojego konta, nie są one widoczne na koncie firmowym i nie mogą zostać zaksięgowane jako koszty spółki. W przypadku gdy taka sytuacja jest konieczna np. dyrektor nie ma przy sobie karty firmowej w czasie dokonywania zakupu na firmę lub też spółka nie ma środków na koncie i dyrektor musi użyć własnych pieniędzy, należy wziąć fakturę na spółkę, a środki zwrócić dyrektorowi na konto z adnotacją za jaką fakturę jest to zwrot.
  • Zwlekanie z rozliczeniem zakończonego okresu obrachunkowego do ostatniego momentu – może to prowadzić do problemu z dotrzymaniem obowiązujących terminów. Czasami zdarza się, że w trakcie giną dokumenty, które mogłyby być zarchiwizowane i zaksięgowane wcześniej.
  • Brak komunikacji z partnerskim biurem księgowym – utrzymanie otwartej komunikacji w zakresie kwalifikowalnych wydatków firmowych zawsze ułatwia poprawne zakwalifikowanie i rozliczenie wydatków. Mówi się, że księgowy jest tak dobry, jak informacje, które dostarcza mu przedsiębiorca. Warto pamiętać też, że znaczenia ma również termin dostarczenia stosownych dokumentów.
  • Niedotrzymanie terminów płatności zobowiązań podatkowych – brak terminowych wpłat zobowiązań podatkowych skutkuje potencjalnymi karami i wymusza dodatkową korespondencję z organami skarbowymi.

Według badań nad przedsiębiorczością w Wielkiej Brytanii ponad połowa brytyjskich spółek zatrudniających do 50 osób nie ma w zarządzie CFO (Chief Financial Officer), czyli specjalisty z zakresu finansów. Jak się okazuje, to właśnie w firmach bez głównego księgowego lub dyrektora finansowego najczęściej dochodzi do problemów z poprawnym rozliczaniem wydatków i terminowym regulowaniem należności podatkowych. Powodem jest natłok obowiązków, które w takiej sytuacji zazwyczaj spadają na dyrektora spółki LTD oraz błędy formalne przy raportowaniu, które wynikają z braku aktualnej branżowej wiedzy i doświadczenia. Najlepszym rozwiązaniem w takich organizacjach jest współpraca z dobrym doświadczonym biurem księgowym.

Agnieszka Moryc
Agnieszka Moryc